零售及消費品
DHL 發票直入 NetSuite 成為貨運賬單 — 端到端無人值守
一家全球消費品牌的貨運發票一直鎖在貨運商門戶之內：財務人手登入 DHL、按日期範圍搜尋發票、下載 CSV 及證明文件 — 再將同一批資料重新輸入 NetSuite 建立貨運成本賬單。我們將整條鏈自動化：無人值守的機械人每 15 分鐘巡一次 DHL 門戶，NetSuite 定時導入將 CSV 化為賬單，每次運行自我核驗並以電郵報告。
應用技術：RPA 流程自動化開發、流程自動化
1問題
- 職員每個循環都須人手登入 DHL 貨運商門戶、按目標日期範圍搜尋發票、下載發票 CSV 及證明文件壓縮檔 — 次次如此。
- 同一批數字其後再人手輸入 NetSuite 建立貨運成本賬單 — 相同資料在兩個系統內處理兩遍。
- 門戶與 ERP 之間毫無連繫：沒有共用日誌、沒有清晰交接、沒有一處可查看已處理了甚麼。
- 故障 — 登入被拒、搜尋無結果、文件缺失 — 往往遲來又非正式，全靠有人碰巧發現。
- 而且客戶環境是 Apple Silicon 上的 macOS — 並非多數 RPA 工具預設的 Windows 世界，由機械人安裝到瀏覽器自動化，全都須在慣常舒適圈之外運行。
2我們的做法
- 1無人值守的機械人每 15 分鐘啟動一次，從共用輸入資料夾的文字檔讀取目標日期範圍 — 團隊只需放入檔案即可控制範圍。
- 2機械人登入 DHL 門戶，搜尋範圍內的發票，下載發票明細 CSV 及證明文件壓縮檔。
- 3已處理的輸入移至 Complete 資料夾，輸出存放於指定的 Output 資料夾 — 交接清晰明確，絕不重複處理。
- 4NetSuite 一側由定時 SuiteScript 任務將 CSV 導入為貨運成本賬單 — ERP 透過自身的導入機制更新，而非螢幕抓取。
- 5機械人其後核驗導入結果，捕捉錯誤及部分失敗，而非假定成功。
- 6例外路徑涵蓋 DHL 登入失敗、範圍內無結果、下載失敗、壓縮檔內文件缺失，以及 NetSuite 導入失敗。
- 7每次運行以電郵摘要日誌作結；故障即以電郵上報 — 絕無無聲失效。
- 8整個流程專為客戶的 macOS 環境而建 — 機械人直接運行於 Apple Silicon Mac 之上，原生自動化門戶及資料夾交接，毋須硬生生在純 Mac 環境塞進一部 Windows 機器。
3系統實況
