零售及消費品
高級時裝品牌自動化形式發票擷取與發送
一家高級時裝品牌的財務團隊，須人手回應各門店的形式發票請求：閱讀每封請求電郵、在內聯網搜尋發票、下載 PDF，再回覆請求門店、收貨門店及雙方的市場物流聯絡人 — 每單約兩天，日日如是。我們建立了一個機械人，從郵箱接收每個請求、搜尋並下載發票、發出回覆，並保持狀態紀錄更新 — 所有異常一律揭示，絕不遺漏。
應用技術：RPA 流程自動化開發、流程自動化
1問題
- 各門店以電郵附結構化 Excel 表格申請形式發票 — 財務人員每日逐單人手處理。
- 每個請求都要在內聯網搜尋正確發票、下載 PDF，並回覆請求門店、收貨門店及雙方的市場物流聯絡人。
- 每單平均處理時間達兩天，長期佔用一名全職人員。
- 狀態總表須人手更新；搜尋不匹配、頁面載入失敗等情況的重試亦容易遺漏。
2我們的做法
- 1無人值守的機械人監察郵箱，讀取標準格式請求電郵，並直接從內文的結構化表格擷取搜尋條件。
- 2每次運行前先檢查總表中的新請求、錯誤及未完成項目 — 之前失敗的自動重試，無需等人發現。
- 3逐個請求在內聯網搜尋、下載形式發票 PDF，並與請求一併歸檔。
- 4自動回覆請求門店、收貨門店及雙方的市場負責聯絡人 — 附上發票。
- 5總表逐單更新狀態：已完成、未完成、錯誤或重複 — 同一電郵內的重複請求亦一并識別。
- 6異常絕不無聲失敗：搜尋不匹配、空白結果頁及下載失敗均記錄在案，並以異常電郵上報。
- 7在客戶的遠端環境無人值守運行，瀏覽器及內聯網登入階段預先配置，實現全自動每日運行。