酒店餐飲
連鎖餐飲集團跨系統自動化現金券對賬
一家連鎖餐飲集團的財務團隊每月須人手對賬已兌換的現金券：從 Aigens 電子支付門戶下載優惠券兌換報表、取出折扣 ID 清單、登入集團內聯網跑相應的交易對數報表，再憑肉眼與歷史紀錄逐項核對差異。我們建立了一個機械人，運行整個月度循環 — 兩邊下載、系統間 ID 交接、資料庫更新、差異核對，以及電郵摘要報表 — 目標是每單處理時間縮減 80%。
應用技術：RPA 流程自動化開發、流程自動化
1問題
- 財務團隊每月須在 Aigens 電子支付門戶與集團內聯網報表之間，核對現金券兌換情況。
- 優惠券兌換報表只列出折扣後台 ID — 須人手取出、去重，再逐個鍵入內聯網對數報表的查詢條件。
- 差異核對全憑肉眼，將新下載的 CSV 及 Excel 與多年歷史紀錄逐項比對。
- 一名全職人員每月承擔此重複工序，且異常率屬中等，談不上駕輕就熟。
2我們的做法
- 1機械人無人值守運行月度循環：登入 Aigens 門戶，下載上月的優惠券兌換報表。
- 2從報表讀取折扣後台 ID 欄位，去重後直接帶入下一個系統 — 無需重新輸入。
- 3登入集團內聯網，以該批付款 ID 跑出同期的交易對數報表並下載結果。
- 4每次運行均寫入 SQL Server — 資料庫表保持最新，完整對賬歷史集中一處。
- 5機械人核對門戶兌換與內聯網交易之間的差異，並產出 Excel 摘要。
- 6報表連附件電郵送到財務收件箱，開啟即可審閱。
- 7登入失敗及未知錯誤即觸發附截圖的電郵通知，流程乾淨收尾 — 絕不無聲失敗。