保險
消防服務公司全面自動化消防裝置證書生成
一家消防服務公司以往靠人手把客戶資料逐項輸入官方證書 PDF — 又慢又易錯，每次檢測都要重複。我們建造了兩個自動化：其一將多年的舊表格挖掘成一份經驗證的統一總表；其二全天候監察各團隊的輸入資料夾，逐行驗證、填寫官方證書範本、更新總表並電郵通知 — 每 15 分鐘一份證書，全程毋須人手操作。
應用技術：RPA 流程自動化開發、流程自動化、智能文件處理
1問題
- 職員須將客戶及檢測資料逐項人手輸入官方證書 PDF 範本 — 序號、地址、電話、認可人士一律由零敲入。
- 資料源頭是多年累積、分屬兩個客戶群組的舊 PDF 表格，紀錄分散，根本無從核對。
- 序號前綴、認可人士對應及下次到期日，全憑經驗記憶而非規則。
- 一個儲存格出錯，印出的就是一份有誤的官方證書 — 一個錯字的代價，是一份客戶面前的文件。
2我們的做法
- 1總表挖掘程式讀取舊 PDF 表格，抽取內嵌表格資料化為結構化紀錄，並將代碼值 — 地區、建築類型、單位類型 — 還原為可讀的英文或中文。
- 2合併後的總表成為兩個客戶群組的唯一事實來源，原有表格的建立及修改日期亦一併保留。
- 3證書機械人每 15 分鐘運行一次，掃描各團隊輸入資料夾內新的子紀錄工作簿。
- 4任何動作之前，先備份總表 — 運行完成後再備份一次 — 每項變更皆可還原。
- 5每行資料先經驗證：必填欄位、序號前綴及後綴、電話與認可人士補全、下次到期日按規則填上 — 無效行會連原因記錄在案，不會拖垮整批處理。
- 6有效行自動填入官方證書 PDF 範本，認可人士按證書類別切換對應，重複序號亦以劃一方式處理。
- 7完成的證書歸檔、總表及運行日誌更新，每次循環以通知電郵作結 — 失敗亦然，絕無無聲失效。
3系統實況
