物流及供應鏈
物流供應商端到端自動化貨運訂艙表格
一家國際物流運輸供應商的營運團隊，每日兩次登入貨主的 TMS 平台，逐張訂單人手處理 — 複製資料、填寫訂艙表格及電池申報表、下載發票及裝箱單 PDF，並維護每日摘要表格。我們建立了一個無人值守的機械人，運行整個流程：資料擷取、表格填寫、文件處理、歸檔、每日摘要、自動重試及異常通知。
應用技術：RPA 流程自動化開發、流程自動化、智能文件處理
之前 — 人手處理每日兩次人手登入 TMS每張訂單 1.5–2 分鐘電池表格容易遺漏
由無人值守的機械人自動處理
1定時登入
上午及下午自動登入貨主的 TMS 平台。
2資料擷取及表格填寫
完成訂艙表格 — 發貨人、收貨人、通知方、HS 編碼、重量、體積。
3電池申報
填寫 UN3481 申報表，並附上對應的電池文件。
4文件處理
下載發票及裝箱單 PDF，歸檔至年／月／日資料夾。
5每日摘要 Excel
記錄每張訂單的結果 — 零人為錯誤。
6自我恢復
重試失敗訂單；平台語言漂移時自動改回英文。
7人手介入
任何需要人手的情況即時電郵通知 — 絕不無聲失敗。
1問題
- 營運人員每日兩次登入貨主的 TMS 平台，逐張訂單人手處理 — 平均每日 25–30 張，高峰期 60–70 張。
- 每張新訂單需 1.5–2 分鐘，在平台、對照表、PDF 及訂艙表格之間來回複製貼上 — 既重複又易錯。
- 鋰電池貨運（UN3481）須額外填寫申報表並附上正確的電池文件 — 趕時間時容易遺漏。
- 所有文件須按年／月／日／HAWB 嚴格歸檔，最後還要製作每日摘要 Excel 供團隊查閱。
2我們的做法
- 1無人值守的機械人按時間表自動登入貨主的 TMS 平台，接收當日所有訂單。
- 2擷取每張訂單資料並完成訂艙表格 — 發貨人、收貨人、通知方、目的地機場、交貨條款、HS 編碼、件數、毛重、體積等 — 由對照表驅動。
- 3UN3481 電池貨運自動填寫電池申報表，並附上對應的電池文件。
- 4發票及裝箱單 PDF 從平台下載後，自動歸檔至正確的年／月／日資料夾 — HAWB 空缺時以送貨單號後備處理。
- 5每日摘要 Excel 記錄每張訂單的結果：已完成、缺 PDF、缺 SKU、已取消或電池文件異常。
- 6機械人具備自我恢復能力：重試失敗訂單、處理新加入訂單、略過已完成訂單，甚至當平台語言切換成中文時自動改回英文。
- 7任何需要人手處理的情況即時觸發異常電郵 — 絕不無聲失敗。